Las empresas en Colombia producen diferentes documentos como resultado de sus operaciones administrativas a través de diferentes sistemas ERP o soluciones tecnológicas diseñadas a la medida, entre ellas tenemos los procesos de facturación y ventas, nómina, contratos, cumplimiento de obligaciones, etc., en donde los documentos resultantes de las transacciones allí realizadas, necesariamente se imprimen como soporte de la operación.

Este seminario te ofrece el conocimiento necesario para comprender el funcionamiento de la cadena de custodia de los archivos electrónicos para su buen uso y manejo; si bien en el papel esta práctica se realizaba bajo signaturas topográficas, ahora se hará bajo la indexación digital de los mismos y un experto te enseñará cómo.

Beneficios:
– Conocer las herramientas que requieren para la implementación y operación de sistemas de gestión documental electrónica.
– Analizar los flujogramas y procesos documentales en el cambio de un ambiente físico a uno digital.
– Comprender la aplicación de la cadena de custodia de los archivos electrónicos para su buen manejo.
– Conocer los procedimientos para la creación y captura de documentos
– Comprender el proceso de indexación, acceso, almacenamiento y recuperación de contenidos y documentos.

En el entorno actual muchas empresas modificaron su forma de trabajar hacia la virtualización de procesos dados sus múltiples beneficios la Gestión Documental Electrónica GDE ha pasado a convertirse en una necesidad de primera línea, tanto en organizaciones públicas como privadas.

Temario:

1. Marco Legal de la Gestión Documental Electónica en Colombia. Leyes, Decretos, Sentencias, Resoluciones y Circulares de obligatoria aplicación.

2. Efectos en Gestión Documental Electrónica derivados de la ley 2052 de 2020

3. ¿Qué es un sistema de gestión de documentos electrónicos?

4. Guía para la implementación de la gestión de documentos electrónicos. metodología central que deben seguir los responsables de la gestión de documentos electrónicos.

5. Como seleccionar un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivos – SGDEA.

6. Recepción de documentos electrónicos

7. Rotulación de documentos

8. Ciclo de vida del documento: Captura, procesamiento y archivo

9. Tiempos de respuesta a solicitudes por escrito

10. Centralización del archivo y división por departamentos

11. Escalamiento de Casos

12. Control de documentos: del archivo al almacenamiento

13. La inmaterización de documentos. el documento electrónico. la firma digital y electrónica.

14. El expediente electrónico. definición. foliado electrónico. índice electrónico